Cómo reducir el tiempo de creación de fichas técnicas de días a horas
Dónde se va el tiempo cuando un fabricante prepara una ficha técnica y qué cambia cuando los datos viven estructurados en un PIM. Con un ejemplo paso a paso para una gama de revestimientos cerámicos.
Una ficha técnica de un material de construcción tiene entre una y cuatro páginas. Sin embargo, en muchos fabricantes producir una nueva, o actualizar una existente, lleva días. No porque escribir cuatro páginas sea difícil, sino porque la ficha es el punto donde confluyen datos de laboratorio, marketing, calidad, logística y diseño, y cada uno de esos datos hay que ir a buscarlo.
Este artículo desmonta ese proceso, mide dónde se pierde el tiempo y muestra cómo cambia cuando la información de producto está estructurada. El ejemplo es ilustrativo, construido a partir de los procesos que vemos en fabricantes de cerámica, pero el patrón es el mismo en morteros, aislamientos, ventanas o impermeabilización.
Anatomía de una ficha técnica
Casi todas las fichas del sector contienen los mismos bloques:
- Identificación: nombre comercial, código, familia, formato, acabados y colores disponibles.
- Descripción y aplicaciones: para qué sirve y dónde se coloca.
- Características técnicas: la tabla de valores con su norma de ensayo y unidad. En cerámica, absorción de agua, resistencia a la flexión, resistencia al deslizamiento, resistencia a la helada, entre otras.
- Marcado CE y prestaciones declaradas: referencia a la Declaración de Prestaciones y a la norma armonizada.
- Instrucciones de colocación, uso y mantenimiento.
- Datos logísticos: unidades por caja, cajas por palé, peso, códigos EAN.
- Documentación relacionada: Declaración de Prestaciones, Declaración Ambiental, certificados.
- Imágenes, texturas y esquemas.
Cada bloque procede de un departamento distinto y suele estar en un formato distinto.
Dónde se va el tiempo: el proceso habitual
Tomemos como ejemplo una gama de gres porcelánico con 4 formatos y 6 acabados, que da lugar a 24 referencias y una ficha técnica por formato. El proceso típico:
| Paso | Quién | Herramienta | Tiempo habitual |
|---|---|---|---|
| Recopilar valores de ensayo | Calidad | Informes PDF del laboratorio | 2 a 4 horas |
| Redactar descripción y aplicaciones | Marketing | Word, copiando de una ficha parecida | 1 a 2 horas |
| Reunir datos logísticos | Logística | ERP, exportado a Excel | 1 hora |
| Localizar la Declaración de Prestaciones vigente | Calidad | Carpeta compartida | 30 minutos a medio día, según el orden |
| Preparar imágenes y texturas | Marketing | Servidor de imágenes, correo con la agencia | 2 a 3 horas |
| Maquetar | Agencia o diseño interno | InDesign | 1 a 2 días de espera, 2 horas de trabajo |
| Revisar y corregir | Técnico y marketing | Correo con PDF anotados | 1 a 3 iteraciones, cada una con un día de espera |
| Publicar en web y enviar a distribuidores | Marketing e informática | Gestor de contenidos, correo | 1 a 2 horas |
Sumando trabajo efectivo salen entre 10 y 15 horas por ficha. Sumando tiempo de calendario, entre 3 y 6 días, casi todo esperando a alguien. Y para 4 fichas de la misma gama, el trabajo se repite porque cada ficha se construye por separado.
Cuando un valor cambia, por ejemplo tras un nuevo ensayo de resistencia al deslizamiento, el ciclo vuelve a empezar: hay que localizar todas las fichas afectadas, corregirlas una a una, volver a maquetar y volver a distribuir.
El mismo proceso con la información estructurada
Con un PIM el orden se invierte. La ficha deja de ser el lugar donde se reúnen los datos y pasa a ser una salida generada a partir de ellos.
Paso 1. Definir la plantilla de la familia una vez. Se crea la familia "Gres porcelánico" con sus atributos: absorción de agua (%, según la norma de ensayo correspondiente), resistencia a la flexión (N/mm²), resistencia al deslizamiento (clase), formato, grosor, acabado, unidades por caja, y así hasta completar la tabla técnica. Cada atributo tiene su tipo, su unidad y si es obligatorio. Esto se hace una vez por familia, no por producto.
Paso 2. Cargar los productos. Las 24 referencias se importan desde el Excel de calidad y el del ERP. Los valores de ensayo que son comunes al formato se heredan; los que dependen del acabado, como el deslizamiento, se rellenan por variante. El panel de completitud indica qué falta.
Paso 3. Asociar la documentación. La Declaración de Prestaciones, la Declaración Ambiental y los certificados se adjuntan a la familia o al producto, con fecha y versión. A partir de ahí, la ficha siempre enlaza a la versión vigente.
Paso 4. Redactar los textos comerciales. Descripción y aplicaciones se escriben en el propio producto. Si hay muchas referencias parecidas, un asistente de redacción con inteligencia artificial puede proponer un borrador a partir de las características técnicas, que la persona de marketing revisa y aprueba.
Paso 5. Generar la ficha. La plantilla de ficha técnica de la familia toma los datos y produce el PDF. Las 4 fichas de la gama salen del mismo botón, con la misma maquetación y los mismos datos que tiene la web, porque son los mismos datos.
Paso 6. Publicar. La web se actualiza desde el PIM y los distribuidores reciben su exportación en el formato acordado, sin volver a teclear nada.
Lo que cambia en números
Para la misma gama de 4 fichas:
- Trabajo efectivo: de unas 50 horas en total a unas 8, la mayoría dedicadas a la carga inicial y a redactar los textos. Es el orden del 85 % de reducción que suelen medir los fabricantes tras el primer trimestre, y es también el dato que aparece en nuestra web.
- Tiempo de calendario: de una a dos semanas a menos de un día, porque desaparecen las esperas entre departamentos.
- Actualizar un valor: de repetir todo el ciclo a cambiar un campo y volver a generar. Segundos.
La cifra exacta depende de cuánto desorden haya al principio. Lo que no depende de nada es la segunda ficha: en el proceso tradicional cuesta lo mismo que la primera; con un PIM cuesta casi cero.
Las condiciones para que funcione
No es magia, y hay tres condiciones que conviene conocer antes de empezar:
- Alguien tiene que decidir la estructura. Definir qué atributos tiene una familia y en qué unidad es un trabajo de una o dos sesiones con calidad y marketing. Es la inversión inicial y la que más se agradece después.
- Hay que elegir la fuente buena de cada dato. Si hoy conviven tres valores para la misma característica, el PIM obliga a quedarse con uno. Ese ejercicio a veces destapa incoherencias que llevaban años publicadas.
- La maquetación se diseña una vez por familia. La plantilla de ficha reemplaza al trabajo de la agencia ficha a ficha. La agencia sigue siendo útil para el diseño de la plantilla y para las piezas comerciales, no para maquetar tablas.
Cómo empezar
Elige una familia de producto representativa, de entre 10 y 30 referencias, y reconstrúyela completa en el PIM: atributos, documentos, imágenes y textos. Genera sus fichas y compáralas con las actuales. Esa prueba, que en BasePIM hacemos como parte de la demo, suele dejar claro en una tarde si el enfoque encaja con la empresa.
Si quieres hacerla con una gama tuya, cuéntanos cuál y la preparamos. Y si aún dudas de si te hace falta un PIM, este artículo sobre las señales de que el catálogo se ha quedado pequeño te ayudará a decidirlo.